Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Das BMF hat mit Schreiben vom 14.07.2025 festgestellt, dass eine überschaubare Anzahl an Änderungen wegen E-Rechnung und fortschreitender Digitalisierung gegeben ist. Es wird klargestellt, dass auch Dateien unter die Aufbewahrungspflicht fallen können. Für die Unternehmenspraxis ergibt sich eine überschaubare Anzahl von Folgen aus dem Schreiben zur Anpassung der GoBD. Diese Änderungen können aber auch Anlass sein, generell zu prüfen, ob insbesondere die Aufbewahrungspflichten für nicht in Papierform vorgehaltene Belege erfüllt werden. Für Ausgangsrechnungen sollte geprüft werden, ob für E-Rechnungen und als PDF versendete Rechnungen die inhaltliche Übereinstimmung von aus dem System erzeugten Rechnungskopien gegeben ist. Dies sollte ebenfalls für Eingangsrechnungen geprüft werden. Soweit elektronische Zahlungsabwickler wie PayPal oder Apple Pay genutzt werden, ist zu prüfen, ob sich eine Aufbewahrungspflicht möglicherweise daraus ergibt, dass der Zahlungsnachweis der einzige Nachweis der Zahlung ist oder nur auf diese Weise in der Kassenbuchführung die Unterscheidung zwischen baren und unbaren Geschäftsvorfällen erfolgen kann.