Das Ausstellen für E-Rechnungen im strukturierten XML-Format wird stufenweise verpflichtend:
Ab dem 01.01.2027 trifft diese Verpflichtung Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als € 800.000,00. Ab diesem Zeitpunkt ist ein einfaches Pdf oder eine Papierrechnung nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung anzusehen.
Ab dem 01.01.2028 trifft diese Verpflichtung alle übrigen Unternehmen im B2B Bereich.
Für Kleinbeträge, also Rechnungen deren Gesamtbetrag € 250,00 brutto nicht übersteigt, ist eine E-Rechnungspflicht nicht erforderlich. Diese dürfen weiterhin als Papierrechnung oder – mit Zustimmung des Empfängers – als einfaches Pdf übermittelt werden.
Sollten die Regelungen zur E-Rechnungspflicht nicht eingehalten werden, hat dies für den Rechnungsempfänger folgende Konsequenzen:
a) Da keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen.
b) Da keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, liegt ein Verstoß gegen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern vor.
Für den Rechnungsaussteller kann es bei Verstoß folgende Folge geben:
a) Das vorsätzliche und leichtfertige Ausstellen einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung stellt eine Steuerordnungswidrigkeit dar und kann mit einem Bußgeld von bis zu € 5.000,00 geahndet werden.
b) Der Kunde hat nach § 273 BGB das Recht, unzuverlässige Rechnungsformate zurückzuweisen, so dass dann die vertragliche Zahlungsfrist erst mit Zugang einer rechtskonformen E-Rechnung beginnt.
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